Etiqueta i ètica de la correspondència empresarial

La realitat empresarial moderna és tal que només el 15% dels empresaris de mida mitjana i gran que volen reforçar les seves posicions al mercat aconsegueixen els seus objectius. És per això que la rellevància de l'augment de l'etiqueta empresarial es multiplica, ja que el incompliment de les seves normes, per altres motius, sovint provoca una ruptura de relacions comercials útils.

En una interpretació àmplia de l’ètica, s’anomena un conjunt de principis generals dirigits a regular les relacions socials. En conseqüència, l’ètica de les relacions empresarials aborda qüestions relacionades amb l’ordre i l’estil d’interacció adoptats en l’esfera empresarial.

Els aspectes ètics detallats de les relacions comercials són l'etiqueta empresarial, incloent, per exemple, el procediment per dur a terme negociacions, les regles del comportament corporatiu, les tradicions i rituals empresarials, elements de subordinació, maneres i estils de comunicació i escriptura, així com qüestions de correcció a l'hora de tractar amb socis i companys de treball.

La importància de l’ètica i de l’etiqueta, com a component, rau en el fet que la base normativa sorgida com a resultat de la pràctica llarga simplifica la comunicació en gran mesura, creant un context comprensible i accessible en l’àmbit empresarial que permet aconseguir objectius correctament i estalviar temps.

En altres paraules, estem parlant d’un algorisme especial per resoldre problemes de negoci, que ens permet establir i assolir amb èxit els objectius empresarials desitjats de manera racional i sense conflictes. El nivell de propietat d’aquest algorisme permet obtenir conclusions directes sobre el grau de professionalitat d’un soci comercial o d’un oponent en una disputa empresarial.

En aquest context, és important complir els següents principis generals:

• puntualitat a tot arreu i en tot;
• seguretat de la informació;
• altruisme sonor;
• favorable, adequat a la imatge de l'entorn empresarial;
• discurs oral i escrit competent;
• seguint les regles de la cultura del discurs empresarial.

Els tipus de correspondència empresarial són diversos i, amb un cert grau de convencionalitat, es poden dividir en dos tipus principals:

• interestatal - entre les organitzacions estatals, les oficines de representació estrangeres i els funcionaris (diverses notes, memòries i altres formes) són elements de les relacions diplomàtiques;
• comercial - Les lletres de l’estat semioficial que s’utilitzen en el camp de les relacions comercials entre institucions i organitzacions.

L’estil d’escriure una carta oficial, malgrat les diferències lingüístiques i algunes diferències tradicionals, té una certa base comuna i un grup d’institucions desenvolupades per la pràctica establerta. Per exemple, una sèrie de requisits de directriu de protocol, determinats per la posició de les files del remitent i del destinatari, es basen en la configuració inicial de respecte mutu i correcció. Per tant, independentment del tipus de document, estructuralment ha de contenir els següents elements:

• recurs (estatut oficial del destinatari);
• un compliment (lletra cortès de finalització);
• signatura;
• data (dia, mes, any i lloc de redacció del missatge);
• L’adreça de l’emissor (cognom, estat oficial, adreça es troba a la part superior o inferior de la primera pàgina de la carta).

A més, hi ha una sèrie de regulacions relacionades directament amb les lletres:

• les cartes comercials s'escriuen en capçaleres o fulls de paper únicament al davant;
• la paginació es fa amb números aràbics;
• els missatges s'executen en text imprès;
• no es permeten esborrats ni correccions al cos del document;
• el document es plega dins del text;
• el temps d’espera per a una resposta a la carta no és superior a deu dies.

El missatge empresarial hauria de tenir un objectiu clar i contenir una pregunta, i tot el text del text hauria de ser completament subjecte al seu contingut, ja sigui una oferta comercial, una consulta comercial o simplement informació rellevant.

La classificació dels missatges empresarials és diversa i depèn de la seva orientació funcional i orientada. Per exemple, les lletres són:

• notificació;
• recordant;
• invitacions;
• informobzory;
• comandes;
• acompanyant;
• altres tipus.

En correspondència comercial la més típica:

• peticions;
• ofertes;
• comandes;
• queixes;
• cartes de garantia.

Com a forma de comunicació empresarial, en el sentit estricte de la definició, les lletres es divideixen en dos tipus: empresarial i privat.

Per a les empreses, cal incloure la correspondència, escriure entre organitzacions i institucions. Una carta privada-oficial és un missatge enviat a una institució per una persona privada o, per contra, per una institució, a una persona privada.

Hi ha diverses regles de correspondència comercial.

• La carta hauria d’estimular l’aparició d’un interès empresarial per part del destinatari, clarament i sobre la base de dades convincents convincents, mostrar els beneficis de la col·laboració i la manca de fiabilitat de trencar associacions. El text hauria de ser encoratjador i motivador per a la cooperació.
• La manifestació d’emocions personals excessives en una carta comercial no és la millor manera de demostrar el cas i resoldre el problema.
• Per evitar la sobrecàrrega i l'obstrucció del text de la carta, cal evitar qualsevol comparació figurativa, metàfores, al·legories i hipèrboles.
• Per a una presentació clara i concisa del tema, és millor utilitzar frases simples, evitar detalls i detalls excessius. La idea bàsica del missatge només ha de ser recolzada per arguments rellevants, que normalment es col·loquen als fitxers adjunts de la lletra (gràfics, gràfics, dades digitals).
• Al text s’hauran d’assignar paràgrafs, cadascun dels quals, que representa un pensament independent, comença per una nova línia.

• En un missatge escrit per negocis, no s’han d’utilitzar adjectius descriptius, aclariments i detalls addicionals. Al final de l’escriptura, és recomanable comprovar el document i eliminar frases que no tinguin contingut semàntic real.
• L’alfabetització és un element bàsic del text. La presència d’ortografia i altres errors en el missatge és inacceptable.
• Especificar l’assumpte de la lletra és obligatori. El tema dels documents s'hauria de reflectir breument i amb capacitat, estalviant temps en llegir i caracteritza positivament el remitent. Si la carta s’envia per correu electrònic i conté informació especialment important, s’ha de proporcionar una "bandera" especial disponible al servei electrònic.
• Arial o Times New Roman proporcionen una bona llegibilitat del text amb una mida de font mitjana. Amb necessitats especials, es permeten idees clau en cursiva o en negreta.

• En el text és útil utilitzar els subtítols (3-4), que faciliten la comprensió del text indicat.
• Les enumeracions, llistes i llistes es fan millor amb marcadors especials.
• Plantilla corporativa (esquema): un excel·lent indicador d'eficiència i objectivitat en la comunicació empresarial.És especialment rellevant en l’aspecte corporatiu, ja que li permet destacar-se en una llum favorable i complir amb l'estatus oficial.

L’estructura del missatge empresarial és típica. Tradicionalment conté:

• introducció;
• la part principal;
• conclusió

La introducció resumeix el propòsit de la carta. La part principal descriu l'essència del problema. En conclusió, és convenient resumir el contingut de la part principal, per exemple, en forma de conclusions. "Postscripts" i diversos tipus de notes al peu són indesitjables.

Com a conclusió, frases inadequades semblen manipulacions, com ara: "espero una associació mútuament beneficiosa", etc. És millor dir adéu en una carta de negocis amb frases senzilles: "Salutacions", "Salutacions", etc.

A la part inferior del missatge s’indiquen: F. I. O., l’estatus oficial, el nom de l’empresa, s’ha signat. També s’indiquen els números de contacte.

Les taules i els gràfics s’adjunten en un fitxer (paquet) separat, indicant-ho al final de la lletra. Si hi ha un grup d’inversions, se'ls fa un inventari amb els noms.

Podeu utilitzar abreviatures i abreviatures especials només si esteu segurs que el destinatari els entendrà.

Per fer el text més rigor i coherència lògica del vocabulari de negocis, les següents frases de veu s’utilitzen com a enllaçants:

• per aquest motiu;
• basat en l'anterior;
• per això;
• segons les dades;
• sobre aquesta base;
• considerant;
• i altres.

A l’espai virtual, la interacció empresarial, que representa la comunicació en miniatura, és específica, i no només requereix el compliment de les regles d’etiqueta pertinents. El treball competent amb la carta, d'acord amb la pràctica, implica la implementació de les següents observacions sobre l’abast, els estàndards lingüístics, l’estructura i el format.

• La fórmula del tema ha de coincidir exactament amb el tema indicat al text. Això us permetrà ajustar ràpidament el lector a l’ambient comercial desitjat.
• El volum òptim del document enviat per correu electrònic, s'ajusta a la "pantalla única", amb una quantitat màxima de text: un full en format A4.
• La mida òptima dels fitxers adjunts: no més de 3 MB.
• Es recomana que els fitxers enviats estiguin "empaquetats" en arxius de codificació estàndard o rar. Altres són sovint bloquejats durant l'enviament.
• Els hipervincles han de ser estàndard (blau, subratllat).
• La resposta al destinatari s'ha de col·locar a la part superior, al principi de la lletra, i no a sota. Això desa el corresponsal del desplaçament forçat i excessiu del text anterior.

• Heu d’utilitzar l’idioma de la carta, el soci més comprensible. La qüestió de l’oportunitat d’utilitzar en el missatge professionalitat, vocabulari corporatiu, expressions de l’argot i abreviacions (especialment en correspondència externa) es decideix per separat, depenent del context i de les qualitats dels socis de correspondència.
• És important informar el soci de rebre el seu missatge: és un signe de bon gust i una part de l’etiqueta empresarial, respectant-lo.
• S'hauria de respondre al més aviat possible. Si per qualsevol motiu no podeu respondre ràpidament, s’ha de notificar a la parella la recepció de la seva carta i indicar l’hora de la resposta. Una pausa temporal ètica i confortable abans de donar una resposta: 48 hores després de rebre el missatge. Després d’aquest moment, la persona normalment creu que el missatge es perd o s’ignora. Una pausa excessiva en la correspondència és sovint plena del risc de perdre una parella i es tracta en els negocis com una violació de les normes ètiques.
• Al final del missatge s’han de col·locar les dades de contacte que s’especifiquen a totes les lletres sense excepció, independentment de l’ordre de distribució.
• Durant l'enviament, és important prestar especial atenció als problemes de privadesa.

Per obtenir més informació sobre l’etiqueta empresarial, vegeu el següent vídeo.